Der erste EuRA-Award

Posted on 18. Mai 2012 by admin_klaus

Anlässlich der 15. EuRA-Konferenz in Stockholm vom 25. bis 27. April wurde mir der erste EuRA-Award für „besondere Verdienste für die Relocation Industrie“ verliehen.

Hier die Begründung des EuRA-Geschäftsführers Tad Zurlinden – ausnahmsweise in Englisch:

“As the inaugural recipient of the EuRA Award for Exceptional Services to Relocation Helmut was honoured for tirelessly to promoting our industry, quality and pushing forward recognition of our unique service portfolios across the world. His professionalism, dedication to his staff team, his contribution to our association and his kindness, wise advice and calm demeanour have made him one of the most respected people in mobility today.
Helmut has made an immeasurable contribution to EuRA, as a council member and president. But his very significant contributions to EuRA were not the only reason for him receiving the award. His influence on our industry steps outside of our association and into the global mobility world. Helmut and his team have redefined the concept of destination services and where the benchmark of excellence sits. As a true statesman of our industry it was a great pleasure for me to represent the EuRA Council in presenting him with the inaugural Award for Exceptional Services to Relocation.”

Gern gebe ich dies weiter – sehr gern sogar, denn ich bin stolz darauf. Eine Wertung mögen andere vornehmen.

Ich kann Ihnen aber sagen, was ich empfunden habe. Diese Auszeichnung hat mich total überrascht. Ich wusste noch nicht einmal, dass eine solche Auszeichnung von EuRA überhaupt vorgesehen war. Und ich war nicht nur überrascht, sondern auch emotional berührt und sehr dankbar. Der Zufall will es, dass diese Auszeichnung zeitlich mit dem 25. Jahrestag meiner Tätigkeit in der „Relocation-Welt“ zusammen fällt. Seit dem 18. Mai 1987 war ich überzeugt, dass diese Branche etwas Besonderes bietet. Und so sind auch die Menschen, die in dieser Branche arbeiten: besonders. Beim Wachstum meiner Firma und bei der Führung der Mitarbeiter stand Qualität immer an erster Stelle. Mein Beruf und meine Pflichten wurden zu meiner Leidenschaft.

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Outbound-Aufträge werden bei uns mehr

Posted on 11. Mai 2012 by HBerg

Wenn von Relocation Services die Rede ist, wurde und wird zumeist an die Betreuung von Personen gedacht, die aus dem Ausland nach Deutschland kommen. Das ist auch nach wie vor die Mehrzahl unserer Aufträge. Aber spürbar ändert sich etwas – jedenfalls bei RSB. Immer häufiger erhalten wir Anfragen – und dann auch Aufträge – bei denen Mitarbeiter allein oder mit Familien ins Ausland entsandt werden. Nicht selten sind es sogar Aufträge für den Wechsel von einem Ausland in ein weiteres.

Dieser Trend folgt den intensiven Auslandsaktivitäten der deutschen Wirtschaft. Die Errichtung und Führung von Produktionsstätten im Ausland oder eine Projektbegleitungen dort machen den Einsatz zahlreicher Fach- und Führungskräfte am Einsatzort erforderlich. Dafür wird externe Hilfe gesucht. Und es gibt einen weiteren Trend: deutsche Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, wollen zentral die Prozesse der Entsendungen vereinheitlichen und zudem die Kosten optimieren.

Ein mittelständisches, im In- und Ausland sehr erfolgreiches Unternehmen der Branche Maschinenbau unterhält Niederlassungen in 10 Ländern und möchte die gesamten Entsendungsprozesse vereinheitlichen. Zusammen mit Partnern im In- und Ausland können wir zentral folgende Aufgaben koordinieren:

  • Überprüfung und ggfls. Anpassung der Entsendungsverträge
  • Regelung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen.
  • Interkulturelle Vorbereitung
  • Erforderlichenfalls Beschaffung von Visa, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnissen
  • Koordination der Relocation-Betreuung vor Ort – über ein weltweites Netz von Partner-Firmen
    • Orientation
    • Wohnraumsuche
    • Schulsuche
    • Settling-in
  • Organisation des Umzugs
  • Telefonische Betreuung während der ersten drei Monate

Der Vorteil für das Unternehmen: nur 1 Ansprechpartner für mehrere Services, nur 1 Ansprechpartner für mehrere Länder. Weniger Komplikationen in der Abwicklung, zufriedenere Mitarbeiter.

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Ein Wiedererkennen der besonderen Art

Posted on 1. Mai 2012 by HBerg

27. April. Der dritte Tag der EuRA Konferenz in Stockholm. Weit über 500 Repräsentanten der Relocation-Industrie sind aus 49 Ländern zusammengekommen, um die aktuellen Entwicklungen zu diskutieren.
Abends an der Bar steht neben mir ein junger Mann, der mir den Rücken zugewandt hat und in perfektem Englisch mit jemandem parliert. Als er mich in einer Gesprächspause ansieht, geht ein Staunen über sein Gesicht: „Hallo Herr Berg, schön dass ich Sie hier treffe. Vor 11 Jahren war ich bei Ihnen in einem DGFP-Seminar und habe viel über Relocation gelernt.“

Er ist mittlerweile bei einer Firma in München beschäftigt und war in Stockholm mit einem Freund verabredet, der bei der Konferenz war. Er selbst war nicht registriert. Ich war geehrt, erfreut und überrascht.

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Wir, die heimlichen „Costcutter“ unserer Kunden

Posted on 24. April 2012 by HBerg

Fast jedes Mal, wenn wir ein Angebot für Relocation Services abgeben, werden wir gebeten zu prüfen, ob an unseren Honoraren nicht „noch etwas zu machen“ ist. Die Beträge, um die es dabei geht, sind vergleichsweise gering, verglichen mit vielen anderen Kosten, die im Rahmen einer Entsendung oder Versetzung aufzuwenden sind. Uns tun solche Nachlässe aber weh, da die Margen ohnehin nicht üppig sind. Manchmal haben wir das Gefühl, dass an den Relocation Honoraren das Wohl und Wehe einer kosteneffizienten Abwicklung hängt.

Was allerdings häufig nicht gesehen wird – und das sollten wir ändern – sind die Kosteneinsparungen, die wir den Firmen bei der Ausführung unserer Dienstleistungen quasi „nebenbei“ verschaffen. Wenn es z.B. gelingt, bei einer Wohnraumsuche die Miete bei einem Drei-Jahresvertrag pro Monat um € 100 zu senken, entspricht das einer Ersparnis von € 3.600. Wenn wir einem Unternehmen, welches 10 Wohnungen gemietet hat, bei der Prüfung der Neben- und Verbrauchskosten durchschnittlich € 250 Euro zurückholen, dann sind das € 2.500 p.a. Ähnliche Möglichkeiten bieten sich an anderen Stellen.

Immer kommt es darauf an, aufmerksam, sachkundig und mit professioneller Gesprächsführung die Interessen des Auftraggebers zu wahren. Das machen wir automatisch. Aber wir reden zu wenig darüber. Wir sollten es unseren Kunden deutlich machen. Diese Einsparungen erreichen wir aber nur mit engagierten und exzellenten Mitarbeitern. Die bekommt und hält man aber nicht mit nur durchschnittlichen oder gar niedrigeren Gehältern. Und die kann man nur bezahlen, wenn man auskömmliche Honorare berechnen kann.

Sie merken sicherlich, worauf ich hinaus will…

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Kompetenz wächst mit Erfahrung

Posted on 17. April 2012 by HBerg

Nach einigen Semestern Jura-Studium kann jemand Rechtsanwalt werden. Die oder der stürzt sich dann ins Getümmel, aber es fehlt die Erfahrung. Erfolge, aber auch Misserfolge stellen sich ein. Im Laufe der Zeit werden die Misserfolge weniger, die Erfahrung kommt mehr und mehr zum Tragen und die Kompetenz in Beratung und Umsetzung gewinnt die Oberhand.

Ähnlich ist es im Bereich der Relocation Services. Kompetenz wächst mit Erfahrung. Wir haben bei RSB mal nachgesehen, wie lange unsere Mitarbeiter schon bei uns tätig sind (weniger als 6 Monate zählt rückwärts, 6 Monate und mehr zählt als ein Jahr. Z.B. 4 Jahre und 3 Monate = 4 Jahre; 4 Jahre und 7 Monate = 5 Jahre). Zum Stand 13. April 2012 zeigt sich folgendes Bild:

Neu 2 Personen

1 bis 5 Jahre 11 Personen

6 bis 10 Jahre 6 Personen

11 bis 15 Jahre 11 Personen

15 bis 21 Jahre 3 Personen

Im Schnitt sind das etwas mehr als 8 Jahre Betriebszugehörigkeit.

Ich bin sehr stolz, Ihnen diese Kompetenz anbieten zu können. Ich selbst bin seit Mai 1987 als Geschäftsführer in der Branche tätig; anfangs angestellt, seit Oktober 1990 in Selbständigkeit.

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Berufswunsch Selbständigkeit mit Relocation Services

Posted on 11. April 2012 by HBerg

Vor einigen Tagen rief mich eine Studentin an, die ihre Diplomarbeit zum Thema Auslandsentsendungen schreibt. Sie stellte viele Fragen zum Markt, zu den Produkten im Einzelnen und zu den Nutzern. Ganz am Ende des Gesprächs offenbarte sie, dass sie sich mit dem Gedanken trägt, sich mit der Dienstleistung Relocation Service selbständig zu machen. Sie plane, zunächst die Dienstleistungen Orientation, Wohnraumsuche und Settling-in anzubieten.

Sie wollte in Frankfurt beginnen, weil es hier viele internationale Firmen gibt. Zunächst wollte sie als „Einzelkämpferin“ von zu Hause aus agieren. Und sie wollte wissen, wie schnell Sie mit Gewinnen rechnen könne. Natürlich konnte ich die Frage nicht beantworten. Ich hatte aber dann meinerseits Fragen. Wie intensiv sie denn den Markt und vor allem die Wettbewerbssituation geprüft habe. „Noch nicht richtig“. Ob sie sich schon Gedanken über die Kosten gemacht hat, die auf sie zukommen. „Noch nicht richtig“. Ob sie sich Gedanken über eine Honorarstruktur gemacht habe. „Noch nicht richtig“. Wie sie sich von anderen Anbietern unterscheiden möchte. „Weiß ich nicht genau. Es gibt doch so viel Nachfrage, da wird schon etwas für mich übrig bleiben“.

Ich habe ihr geschildert, dass zwar nicht genau bekannt ist, wie viel Anbieter sich mit der Dienstleistung Relocation Service im Markt tummeln; weder in Deutschland, noch in Frankfurt. Aber allein in Frankfurt und Umgebung waren es einmal 20 bis 30, wenn nicht sogar ein wenig mehr. Das schwankt ständig, weil immer neue Anbieter dazu kommen – und andere entfallen.

Als ehemaliger Präsident des Europäischen Relocation Verbandes EuRA freue ich mich über jede und jeden, der Interesse an der Dienstleistung Relocation Service hat; sei es als Anbieter, sei es als potentieller Kunde. Gleichzeitig muss die Branche ein großes Interesse daran haben, dass die Selbständigkeit mit dieser interessanten aber auch herausfordernden Dienstleistung nicht aus purer Abenteuerlust erwächst. Nicht jeder Anbieter kann 20 oder mehr Jahre Erfahrung haben. Aber man muss erkennen können, dass sich jemand ernsthaft um ein vernünftiges Geschäftsmodell kümmert. Ein Nachfrager, der durch unseriöse und unverlässliche Versprechungen enttäuscht wird, ist eventuell zunächst einmal für die gesamte Branche verloren.

Nach ca. 30 Minuten Telefongespräch verabschiedete ich mich von einer sehr nachdenklichen Studentin und wünschte ihr alles Gute, bei was auch immer.

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Professionelle Vorbereitung und gewinnbringende Begleitung von Entsendungen

Posted on 20. März 2012 by HBerg

Während der Messe “Personal” in Köln im Herbst 2011 wurde ich zur Frage der professionellen Vorbereitung und gewinnbringenden Begleitung von Entsendungen interviewt. Die Quintessenz meiner Aussagen ist: Entsendungen sind teuer, gescheiterte Entsendungen sind noch wesentlich teurer.

Vermeidbare Kosten und Risiken in Höhe von 2-3 Jahresgehältern des Entsandten sind bei ca. 25-30% der Entsendungen durchaus möglich. Woran liegt das?
Zum einen nimmt die Komplexität von Entsendungen enorm zu. 2007 und 2010 – also sogar einschließlich der Krisenjahre 2008/9 – wurden Unternehmen befragt, welches ihre Top 3-Zielländer bei Entsendungen sind.
In 2007 wurden insgesamt 51 Länder genannt, 2010 waren es bereits 61 – also 20% mehr binnen 3 Jahren. Die Globalisierung ist hier Treiber von Komplexität und Entsendungsrisiken.
Wie kann man diese Risiken minimieren?
Ich teile das gerne in 2 Risikocluster, in harte und weiche Faktoren. Die harten Faktoren, dazu zählen z.B. Vertragsgestaltung, soziale Absicherung und Steuern, Visa und Immigration Services, sind zwar enorm umfangreich und vielfältig, aber dennoch beherrschbar und entsprechend dokumentierbar. Professionelle Relocation Services – insbesondere, wenn mit dem EuRA Quality Seal zertifiziert – können hier wertvolle Unterstützung leisten. Die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg der Entsendung fällt bei den soft facts wie z.B. Familie und Kinder und interkulturelle Vorbereitung. Im Video erläutere ich das näher. Ich freue mich, wenn Sie mal reinschauen.

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Böses Omen einfach ignoriert

Posted on 14. März 2012 by HBerg

Gestern, am 13. (!) mit zwei Mitarbeiterinnen und mit British Airways von London nach Frankfurt geflogen. Beim elektronischen Einchecken wurden wir in die Reihe 13 (!) gesetzt. Nach kurzem Stutzen und Schmunzeln haben wir das böse Omen einfach ignoriert. Arbeiten im Relocation-Bereich schafft Abgeklärtheit. Und was soll ich sagen: Der Start erfolgte auf die Minute pünktlich und wir kamen 20 Minuten vor der geplanten Zeit an.

Ab sofort verlege ich meine Reisen auf einen 13. Und wenn das nicht geht, dann will ich wenigstens in der 13. Reihe fliegen (sofern sie nicht abgeschafft sind wie der 13. Stock in Hotels).

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Ausschreibungen und Angebote – manchmal unvollendet…

Posted on 5. März 2012 by HBerg

Vermehrt werden wir von Firmen im In- und Ausland zu Ausschreibungen eingeladen und zur Abgabe eines Angebots über Relocation Services aufgefordert. Waren diese Prozesse und ihre Inhalte vor einigen Jahren noch recht übersichtlich, so nimmt die Komplexität aktuell deutlich zu. Die Abfragen betreffen oft nicht nur Deutschland, sondern bis zu 20 oder mehr Länder. Und als Dienstleistungen werden immer häufiger nicht nur Orientation, HomeSearch, Settling-in, Immigration oder Interkulturelle Seminare abgefragt, sondern auch Beratung bei Entsendungsverträgen, Lösung von Steuer- und Sozialversicherungsproblemen, Betreuung von begleitenden Partnern, Budget Management, etc. Immer häufiger kommen diese Anfragen von der Einkaufsabteilung.

Oft ist eine solche Ausschreibung verbunden mit einer Befragung über uns. Angaben über Umsätze, Kunden, Abläufe und andere sensible Sachverhalte werden verlangt, um die Transparenz zu erhöhen.

Für solche Anfragen müssen nationale und internationale Kooperationspartner einbezogen werden. Dies bedeutet oft einen erheblichen Aufwand und zeitliche Investitionen. Nicht nur bei uns, sondern auch bei unseren Partnern im In- und Ausland. Nicht immer sind die Ausschreibungen eindeutig formuliert. Allein die Rückfragen zur Klärung aller Punkte brauchen Zeit. All‘ das kann nicht einfach so nebenbei gemacht werden. Die gewissenhafte Bearbeitung einer umfangreichen Ausschreibung kann bis zu drei oder sogar vier Tagen dauern.

Wenn dann das Angebot formuliert und abgegeben ist, beginnt die Zeit des Hoffens und Wartens. Manche Projekte sind so umfangreich, dass es erforderlich sein kann, 1 oder 2 neue Mitarbeiter einzustellen. Das macht aber erst Sinn, wenn die Zusage auch erteilt ist.

Es ist ein tolles Gefühl, eine Ausschreibung zu gewinnen und den Zuschlag zu erhalten. Bekommt man eine Absage, ist die Enttäuschung groß. Aber das kann man verkraften, schließlich kann man nicht immer gewinnen. Wir fragen dann nach den Gründen; nicht immer bekommen wir sie genannt. Am schlimmsten aber sind die Situationen, in denen man überhaupt keine Nachricht bekommt. Dann hat man das Gefühl, dass der ganze Aufwand umsonst war, weil die Ausschreibung nicht ernst gemeint war und nur der Absicherung des derzeitigen Lieferantenverhältnisses diente. Anbieter und Angebote haben es verdient, fair und respektvoll behandelt zu werden.

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Beliebtes Schreibgerät: Der „spitze Bleistift“, Teil 2

Posted on 31. Januar 2012 by HBerg

Im 1. Teil hatte ich geschildert, wie wir zu einer attraktiven Ausschreibung eingeladen wurden, drei Stufen erfolgreich bestanden und schließlich aufgefordert wurden, unsere Honorare nachzubessern.

Wir konnten uns dem nicht völlig verschließen und haben uns also an die Neukalkulation für die abgefragten Dienstleistungen Orientation, HomeSearch, Settling-in und Immigration Services begeben.

Jeder einzelne Schritt wurde notiert und die dazu erforderliche Zeit ebenfalls. Je länger die Listen wurden, desto mehr fragten wir uns, ob unseren Kunden – ob potentiell oder bestehend – bewusst ist, welcher Aufwand an Zeit und Know-how in unseren Relocation Services steckt.

Im Wesentlichen sind zwei Komplexe zu berücksichtigen. Zum einen die Zeit, die für Auftraggeber und Expatriate erkennbar für die direkten Leistungen aufgewandt wird. Dazu gehören u.a. persönliche Begleitung bei der Orientation-Tour oder der Wohnraumsuche, Behördengänge und gemeinsame Termine bei Schulen, Banken etc.

Und dann gibt es einen zweiten Block an zeitlichen und finanziellen Aufwendungen, der ebenfalls nicht unerheblich ist. Ich will einige stichwortartig nennen: Administration, Recherchen, Buchhaltung, Marketing, interne Kosten, Gehälter, Kundengespräche etc.

Gerade die Gehälter spielen eine große Rolle. Unsere Kunden erwarten zu Recht exzellente Arbeit von kundigen und versierten Mitarbeitern, die mit Augenmaß, Flexibilität und Fachwissen ihre Aufgaben souverän meistern. Wir haben solche wertvollen Mitarbeiter. Aber sie haben ihren Preis. Und das muss sich dann auch in den Honoraren ausdrücken.

Der Kunde, der nicht den niedrigsten Preis zahlt, darf erwarten, dass er eine überdurchschnittliche bis sehr gute Leistung geboten bekommt.

Im vorliegenden Fall haben wir unsere Honorare leicht modifiziert und sind damit dem Kunden entgegengekommen. Nun erwarten wir zuversichtlich die Entscheidung.

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