Vermehrt werden wir von Firmen im In- und Ausland zu Ausschreibungen eingeladen und zur Abgabe eines Angebots über Relocation Services aufgefordert. Waren diese Prozesse und ihre Inhalte vor einigen Jahren noch recht übersichtlich, so nimmt die Komplexität aktuell deutlich zu. Die Abfragen betreffen oft nicht nur Deutschland, sondern bis zu 20 oder mehr Länder. Und als Dienstleistungen werden immer häufiger nicht nur Orientation, HomeSearch, Settling-in, Immigration oder Interkulturelle Seminare abgefragt, sondern auch Beratung bei Entsendungsverträgen, Lösung von Steuer- und Sozialversicherungsproblemen, Betreuung von begleitenden Partnern, Budget Management, etc. Immer häufiger kommen diese Anfragen von der Einkaufsabteilung.
Oft ist eine solche Ausschreibung verbunden mit einer Befragung über uns. Angaben über Umsätze, Kunden, Abläufe und andere sensible Sachverhalte werden verlangt, um die Transparenz zu erhöhen.
Für solche Anfragen müssen nationale und internationale Kooperationspartner einbezogen werden. Dies bedeutet oft einen erheblichen Aufwand und zeitliche Investitionen. Nicht nur bei uns, sondern auch bei unseren Partnern im In- und Ausland. Nicht immer sind die Ausschreibungen eindeutig formuliert. Allein die Rückfragen zur Klärung aller Punkte brauchen Zeit. All‘ das kann nicht einfach so nebenbei gemacht werden. Die gewissenhafte Bearbeitung einer umfangreichen Ausschreibung kann bis zu drei oder sogar vier Tagen dauern.
Wenn dann das Angebot formuliert und abgegeben ist, beginnt die Zeit des Hoffens und Wartens. Manche Projekte sind so umfangreich, dass es erforderlich sein kann, 1 oder 2 neue Mitarbeiter einzustellen. Das macht aber erst Sinn, wenn die Zusage auch erteilt ist.
Es ist ein tolles Gefühl, eine Ausschreibung zu gewinnen und den Zuschlag zu erhalten. Bekommt man eine Absage, ist die Enttäuschung groß. Aber das kann man verkraften, schließlich kann man nicht immer gewinnen. Wir fragen dann nach den Gründen; nicht immer bekommen wir sie genannt. Am schlimmsten aber sind die Situationen, in denen man überhaupt keine Nachricht bekommt. Dann hat man das Gefühl, dass der ganze Aufwand umsonst war, weil die Ausschreibung nicht ernst gemeint war und nur der Absicherung des derzeitigen Lieferantenverhältnisses diente. Anbieter und Angebote haben es verdient, fair und respektvoll behandelt zu werden.
