Relocation Service fördert sie

Wenn Mitarbeiter von Unternehmen berufsbedingt ihren Wohnsitz wechseln, kommt eine noch relativ neue, zunehmend gefragte Dienstleistung zum Zug: Relocation Service. Ob innerhalb Deutschlands oder grenzüberschreitend aus dem Ausland oder ins Ausland oder von Ausland zu Ausland: Relocation Services machen den Ortswechsel leichter.

Zweck dieser Dienstleistung ist es, zu einer Optimierung der Entsendungs- oder Versetzungsabläufe beizutragen. Das senkt im Ergebnis Kosten und steigert die Effizienz und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Relocation Services gibt es in Deutschland seit etwas mehr als 15 Jahren. In den USA kennt man diese Dienstleistung bereits seit gut 50 Jahren. Von dort kam sie auch nach Europa. Die weltweiten Wirtschaftsaktivitäten von US-Unternehmen führten dazu, dass in den verschiedensten Ländern Ansiedlungs- und Integrationshilfen zu leisten waren; daraus entstand das Servicespektrum, aus dem die Kunden heute auswählen können.

Scheitern ist teuer

Aktuelle Studien in den USA besagen, dass ein Drei-Jahres-Auslandseinsatz eines verheirateten Managers mit zwei Kindern an Gehalt, Zusatzleistungen, Kompensationen, Umzugs- und Betreuungskosten, Heimflüge, Schulgeld etc. rund 1 Mill. US$ kostet. Den gleichen Studien ist zu entnehmen, dass zwischen 20- bis 30% dieser Auslands-Assignments scheitern. Es ist anzunehmen, dass die Verhältnisse in Deutschland nicht wesentlich anders sind. Entsendungen sind teuer, gescheiterte Entsendungen sind sehr teuer; das Doppelte eines Jahresgehalts kann dabei leicht erreicht werden.

Die Ursachen für das Scheitern sind häufig die gleichen: mangelnde Vorbereitung, gröbliche Unterschätzung der Familienbelange, zu wenig Unterstützung bei der Integration am neuen Einsatzort. Andere Aspekte wie z.B. die mangelnde fachliche Kompetenz des Entsandten oder Gehalts- und Vertragsfragen spielen eine deutlich geringere Rolle.

In-bound Transfers

Zu den Klassikern unter den Relocation Services zählen:

* Suche nach geeignetem neuen Wohnraum

* Betreuung zur Erledigung der Einreiseformalitäten (Visa, Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitsgenehmigung)

* Übernahme von Behördengängen wie z.B. polizeiliche Anmeldung, Beantragung Kindergeld, Umschreibung Führerschein etc.

* Weitere Hilfen wie z.B. Anmeldung von Strom, Gas, Wasser, Telefon, Begleitung zu Schule und Kindergarten, Eröffnung eines Bankkontos, Informationen zum Gesundheitswesen, Einkaufsbegleitung u.v.a. m.

* Organisation des Umzugs, sobald das Wohnobjekt und damit die neue Adresse gefunden sind.

Out-bound Transfers

Sie werden zunehmend ergänzt durch sog. Out-bound Transfers, denn immer mehr Unternehmen entsenden Mitarbeiter ins Ausland. Auch für diese Transfers werden vermehrt der Rat und die Betreuung von Spezialisten in Anspruch genommen, speziell für die Vorbereitungsphase sowie die Phase des Wechsels ins Zielland und der dortigen Integration.

Service-Kette

Um als Relocator einen kompletten Service bieten zu können, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit weiteren spezialisierten Dienstleistern zur Thematik der Mitarbeitermobilität. Dazu können gehören:

* Steuerberatungsgesellschaften

* Spezialberater für Entsendungsrichtlinien und Cost-of-living-Daten

* Interkulturelle Berater, Sprachschulen, Möbel-Leasing

* Speditionen

Relocation Services verstehen sich im Bedarfsfall als Koordinator zwischen den aufeinander abgestimmten Beratungsleistungen und erleichtern es dem Kunden, eine Servicekette in Anspruch nehmen zu können, ohne dass sie selbst die einzelnen “Glieder” suchen und koordinieren müssen.

Interkulturelle Lösungen

Ganz besondere Aufmerksamkeit verdienen interkulturelle Fragen. Menschen wollen allzu oft Gutes und Richtiges und scheitern dennoch, weil sie aus Unkenntnis die kulturelle Andersartigkeit ihres Gesprächspartners nicht berücksichtigen konnten. Einige Beispiele:

* Wer in Deutschland bei der Begrüßung die Hand seines Gegenübers fest drückt und ebenso fest und freundlich Augenkontakt hält, hat gute Chancen, schon in den ersten Sekunden einen guten Eindruck zu machen. Wer das auch in Asien macht, darf allerdings nicht mit dem gleichen Erfolg rechnen.

* Wer als neuer Mitarbeiter in einer französischen Firma mittags sein Pausenbrot isst, statt mit den Kollegen zum Essen zu gehen, wird vielleicht kurzfristig sehr effizient sein, langfristig aber nicht sehr effektiv, denn er oder sie wird nicht voll in den Kreis der Kollegen integriert werden.

* In Indonesien die Mitarbeiter eines Projektteams zu fragen, wie sie sich die Lösung eines Problems vorstellen, grenzt an führungstechnischen Selbstmord. Die Mitarbeiter erwarten klare und präzise Vorgaben und legen die freundlich gemeinte Frage als Unentschlossenheit und Führungsschwäche aus.

Firmen mit großer Erfahrung auf dem Gebiet der Auslandsentsendungen geben ihren Transferees und deren Familien die Möglichkeit, sich intensiv auf einen neuen Kulturkreis einzustellen. Viele Unternehmen sind aber nach wie vor sehr zurückhaltend mit der Nutzung interkultureller Seminare. Die Begründungen reichen von “keine Zeit” bis “überflüssig”.

Dabei wird durchaus unterschieden. Bei Mitarbeitern, die z.B. nach China entsandt werden, ist es oft selbstverständlich, dass ein interkulturelles Seminar stattfinden muss. Bei einer Entsendung nach Frankreich, England oder auch in die USA erscheint das weit weniger notwendig. Vielleicht liegt es daran, dass die Unterschiedlichkeit in dem einen Falle deutlich sichtbar ist, während angenommen wird, dass europäische oder auch US-amerikanische Verhaltensweisen, Normen und Werte durchaus den unseren sehr verwandt sind. Das aber ist nicht der Fall.

Unter einer ähnlichen Fehleinschätzung leiden z. B. auch viele Transfers aus den USA, die nach England kommen. Die scheinbar gleiche Sprache verführt dazu, andere Felder kultureller Unterschiede zu unterschätzen und sie auch nicht zum Thema der Entsendungsvorbereitung oder -begleitung zu machen. Das führt dazu, dass England dasjenige Land ist, in dem US-Expatriates vergleichsweise die größten Probleme haben.

Im Fieber und der Faszination der Mega-Zusammenschlüsse wird oft übersehen, dass ein sehr hoher Prozentsatz dieser Fusionen scheitert. Schätzungen reichen von zwischen 40- bis 60%. Die Gründe liegen auch hier zumeist nicht im fachlichen Bereich. Auf allen Ebenen gilt es, nicht nur unterschiedliche Unternehmenskulturen zusammenzuführen – was ohnehin schwierig genug ist -, sondern bei der Neustrukturierung und Umorganisation eben auch interkulturelle Befindlichkeiten zu berücksichtigen. Unternehmen, die auf diesem Gebiet nichts oder zu wenig tun, werden den Zusammenschluss nicht erfolgreich gestalten können.

Innerdeutsche Transfers

Bei innerdeutschen Transfers stehen ähnliche Dienstleistungen zur Verfügung wie bei den internationalen, wenn auch in etwas anderer Gewichtung. So sind z.B. Anmeldungen bei Behörden für Deutsche in aller Regel nicht erforderlich. Allerdings ist die Wohnraumsuche auch für Deutsche durchaus problematisch. Selbst wenn man eine Stadt von früheren Geschäftsbesuchen oder Konferenzen zu kennen glaubt, so stellen sich doch ganz andere Fragen, wenn es gilt, dort zu leben und zu arbeiten. Relocation Services helfen auch hier, Zeit und Geld zu sparen, etwa für vergebliche Besichtigungsfahrten.

Win-win-Situation

Die zunehmende Internationalisierung lässt nicht nur bei den großen Unternehmen, sondern auch bei kleinen Firmen und Mittelständlern den Bedarf an anspruchsvoller Betreuung wachsen. Externe Dienstleister bieten maßgeschneiderte Lösungen, und über den Weg des Outsourcing bieten sich den Unternehmen flexible Möglichkeiten der Inanspruchnahme, die auch den Transferees und deren Familien eine optimale Betreuung bietet. Kurzum: eine Win-win-Situation.

Helmut Berg, RSB Deutschland, Gesellschaft für Relocation Services und -Beratung mbH, Frankfurt

Erschienen im “Wirtschaftsforum” der IHK Frankfurt/Main 05/2000